ระบบการคลัง

ระบบการคลัง

ขั้นตอนที่ 1 ค้นหาระบบที่ต้องการพัฒนา

หน้าที่ของแผนกคลังสินค้า

         1. ดูแลความเรียบร้อยและตรวจเช็คสินค้าที่อยู่ในคลังสินค้า รวมทั้งสั่งซื้อสินค้ามาเก็บไว้ในคลังสินค้า

         2. สรรหาวัตถุดิบที่มีคุณภาพตามความต้องการของฝ่ายต่างๆ ภายในบริษัท เพื่อมาใช้ในการผลิตสินค้าที่มีคุณภาพ

         3. Support หน่วยงานต่างๆ ให้สามารถดำเนินกิจกรรมได้ โดยต้องทำการเปรียบเทียบราคาของวัตถุดิบจาก Supplier หลายๆ เจ้า

         4. เลือกซื้อวัตถุดิบที่มีคุณภาพในราคาที่ต่ำ เพื่อลดต้นทุนในการผลิต

ปัญหาของแผนกคลังสินค้า

         1.ค้นหาเอกสารข้อมูลสินค้าได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ

         2. ในการเช็คสต็อกอาจเกิดความผิดพลาดขึ้น เนื่องจากสินค้าจัดเก็บอยู่หลายที่ทำให้อาจลืมเช็คได้

         3. ข้อมูลสินค้าสูญหายทำให้จำนวนสินค้าภายในคลังสินค้าอาจไม่พอหรือว่ามีจำนวนสินค้ามากเกินไป เนื่องจากไม่สามารถเช็คได้ว่าในคลังสินค้ามีจำนวนสินค้าอยู่เท่าไร

         4. การสต็อกสินค้าไม่เพียงพอ

         5. จัดหาวัตถุดิบไม่ได้ตามความต้องการของฝ่ายต่างๆ

         6.วัตถุดิบบางตัวมีราคาค่อนข้างสูงทำให้ไม่ต้องตามเป้าหมายที่วางไว้

การเสนอแนวทางเลือก ในการนำระบบพัฒนาระบบการผลิตมาใช้งาน

         หลังจากที่ได้วิเคราะห์ระบบเดิม และความต้องการของระบบใหม่ที่ทีมงานได้รวบรวมจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องดังกล่าว และผ่านการอนุมัติให้ดำเนินโครงการแล้วจากนั้นจึงได้จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำมาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการ  โดยมีแนวทางเลือกในการพัฒนาโครงการ 2 แนวทางคือ

     1.จัดซื้อซอฟแวร์สำเร็จรูป

     2.จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ

การเสนอแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งาน

การประเมินแนวทางเลือกที่ 1

   ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกว่าจ้างบริษัทติดตั้งระบบที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

         สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

       สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกซื้อ Software A มาใช้งาน เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

ทางเลือกที่ 2  ว่าจ้างบริษัทติดตั้งระบบ

         ทางเลือกที่ 2  ว่าจ้างบริษัทติดตั้งระบบ มีรายละเอียดดังตาราง

         การประเมินแนวทางเลือกที่ 2

    ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกว่าจ้างบริษัทติดตั้งระบบที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

         สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

       สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและว่าจ้างบริษัท A มาติดตั้งระบบ เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

ข้อเสนอแนะแนวทางเลือกทั้ง 2 แนวทาง

         แนวทางเลือกที่ 1 การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จระบบ A

ข้อดี  ระบบมีความสามารถพัฒนาระบบได้ตรงตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของบริษัทที่ได้จัดทำไว้ราคามาต้นทุน/ค่าบำรุงรักษาระบบไม่สูงมากนัก

ข้อเสีย ระบบไม่สามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการแต่ก็ไม่กระทบองค์กรใช้ระยะเวลาในการติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งานนาน

         แนวทางเลือกที่ 2 การจ้างบริษัท A เพื่อพัฒนาระบบ

ข้อดี ระบบมีความสามารถพัฒนาระบบได้ตรงตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของบริษัทที่ระบบยังมีความยืดหยุ่นในปรับแต่งได้ตามความต้องการโดยไม่กระทบองค์กรสามารถพัฒนาไปยังอนาคตข้างหน้าได้ใช้ระยะเวลาติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งานน้อย

ข้อเสีย    ราค่าต้นทุน/ค่าบำรุงรักษาระบบค่อนข้างสูง

ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด

             หลังจากหัวหน้าทีมงานได้เสนอแนวทางเลือก โดยจัดทำข้อมูลเปรียบเทียบและข้อเสนอแนะแก่ทีมผู้บริหาร โดยใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) ดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร

          ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้การว่าจ้างบริษัทจากบุคคลภายนอกเนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและมีความคุ้มค่าในการลงทุน

ขั้นตอนที่ 2 การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

เป้าหมาย

     นำระบบสาระสนเทศเพื่อการพัฒนาระบบการคลัง บริษัทเพื่อลดภาระของฝ่ายการคลัง

                                                            

วัตถุประสงค์

       โครงการการพัฒนาระบบการคลัง มีวัตถุประสงค์ของการดำเนินงานเพื่อวิเคราะห์ ออกแบบ และพัฒนาให้เป็นระบบการคลัง ที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้ ได้อย่างมีประสิทธิ์ภาพ

ขอบเขตของระบบ

    โครงการพัฒนาระบบการคลังได้มีการจัดทำขึ้นโดย ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบมารับผิดชอบโครงการ พร้อมกันนี้ได้กำหนดขอบเขตของระบบนี้มีรายละเอียดดังต่อไปนี้

1. ระบบสามารถตรวจสอบการซื้อขายสินค้าได้

2. ระบบจะต้องรองรับการทำงานแบบ  Multi-User  ได้

3. ระบบจะต้องใช้งานง่ายและสะดวก

4. ระบบจะต้องแบ่งการทำงานอย่างชัดเจน  แต่ข้อมูลสามารถเชื่อมโยงกันได้

5. ระบบจะต้องเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุดต่อการทำงาน

6. ระบบจะต้องมีความถูกต้องและแม่นยำมากที่สุด

7. ระบบสามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้

ปัญหาที่พบจากระบบเดิม

1. ข้อมูลมีความแตกต่าง  เนื่องจากในการให้ข้อมูลของลูกค้าแต่ละครั้งมีความเปลี่ยนแปลง

2. เป้าหมายของบริษัทไม่เป็นไปตามความต้องการของลูกค้า

3. การเก็บรวบรวมข้อมูลการคลัง และการค้นหาข้อมูลของสินค้าเกิดความซ้ำซ้อน

4. ข้อมูลที่ได้ไม่มีความชัดเจนและแน่นอน

5. เนื่องจากเป็นระบบที่มีการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลอยู่ตลอดเวลาทำให้ข้อมูลเกิดความเสียหายและสูญหายได้

6. ยากต่อการหาข้อมูล

7. การทำงานของพนักงานแต่ละฝ่ายไม่มีความแน่นอน

ความต้องการในระบบใหม่

1. ความต้องการในระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้ คือ

2.  ความรวดเร็วของระบบใหม่ในการทำงาน

3.  สามารถเก็บข้อมูลเกี่ยวกับ รายการสินค้า และตรวจสอบข้อมูลดังกล่าวได้

4.  สามารถเพิ่ม แก้ไข เปลี่ยนแปลงข้อมูลได้

5.  สามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว

6.  การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานทุกฝ่ายเช่น ฝ่ายจัดส่ง

ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบใหม่

         บริษัทสามารถตรวจสอบแก้ไข รายการเพิ่ม ลบ แก้ไข ข้อมูลสินค้าได้บริษัทสามารถทราบยอดการ เบิกสินค้าออกจากคลัง ได้บริษัทมีผลการดำเนินการที่ดีขึ้นขั้นตอนการทำงานของระบบการคลังในบริษัทที่มีความรวดเร็วการทำงานของพนักงานเป็นระบบและมีประสิทธิภาพลดระยะเวลาในการทำงาน

แนวทางในการพัฒนา

            การพัฒนาระบบเป็นการพัฒนาระบบในส่วน ของแผนกการคลังในส่วนของการทำงานเกี่ยวกับการคลัง ต่างๆเช่นเช็ค สินค้าในคลัง เพื่อลดภาระของฝ่ายการคลังตามความต้องการในระบบใหม่ที่ทีมงานได้รวบรวมจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องดังกล่าว และผ่านการอนุมัติให้ดำเนินโครงการแล้วจากนั้นจึงได้จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำมาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการ  เมื่อพิจารณาถึงขั้นตอนการดำเนินงานให้เหมาะสมกับบริษัทแล้วสามารถแบ่งได้ทั้งหมด  7 ขั้นตอน                 

1. การค้นหาและเลือกสรรโครงการ

2. การวิเคราะห์ระบบ

3. การออกแบบเชิงตรรกะ

4. การออกแบบเชิงกายภาพ

5. การพัฒนาและติดตั้งระบบ

6. การซ่อมบำรุงระบบ

ขั้นตอนที่  1 การค้นหาและเลือกสรรโครงการ ( Project Identification and Selection )

            เป็นขั้นตอนในการค้นหาโครงการเพื่อพัฒนาระบบใหม่ให้เหมาะสมกับระบบเดิมหรือให้เหมาะสมกับองค์กรที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือต้องการระบบเพื่อนำมาใช้ในการบริหารงานในส่วนที่เกิดความบกพร่องของบริษัท  เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุดในการทำงานขององค์กร

             ดังนั้นจึงได้ยกตัวอย่างบริษัทที่ต้องการพัฒนาระบบ  ข้อมูลดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้น  ในส่วนของระบบที่ต้องการแก้ไขคือ

·       การผลิตสินค้า

·       การตรวจสอบการผลิตสินค้าที่ลูกค้าต้องการสั่ง

·       การจัดเก็บข้อมูลของสินค้าและข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า

ขั้นตอนที่  2  การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

              เป็นขั้นตอนในการเริ่มต้นทำโครงการด้วยการเริ่มต้นจัดตั้งทีมงาน    ซึ่งเราจะต้องกำหนดหน้าที่ให้กับทีมงานแต่ละคนอย่างชัดเจนเพื่อร่วมกันสร้างแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งานและนอกจากขั้นตอนดังกล่าวแล้วยังมีขั้นตอนอื่นอีกมากที่เกี่ยวข้องซึ่งเราสามารถสรุปกิจกรรมในขั้นตอนนี้ได้ดังนี้

·       เริ่มต้นทำโครงการ ก่อนเริ่มทำโครงการเราควรศึกษาระบบเดิมในการทำงานก่อน

·       กำหนดวัตถุประสงค์หรือทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้

·       วางแผนการทำงานของระบบใหม่

ขั้นตอนที่  3  การวิเคราะห์

ศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบเดิมดูว่าการทำงานของบริษัทมีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้อย่างไรและเหตุใดจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงระบบเดิมและระบบที่เปลี่ยนแปลงนี้จะเปลี่ยนในส่วนของระบบการสั่งจองสินค้า

การรวบรวมความต้องการในระบบใหม่จากผู้ใช้ระบบ ศึกษาหรือสอบถามข้อมูลของระบบเดิมจากพนักงานหรือผู้ใช้ระบบ

จำลองแบบความต้องการที่รวบรวมได้ เมื่อเรารวบรวมข้อมูลมาได้แล้วก็สามารถออกแบบจำลองดังกล่าวได้ ด้วยวิธีการใดก็ได้ที่นักวิเคราะห์ระบบนำมาใช้ในการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่  4  การออกแบบเชิงตรรกะ

        เป็นการออกแบบขั้นตอนการทำงานของระบบในแต่ละส่วนงานหรือแต่ละแผนกของงาน  ซึ่งในการออกแบบระบบระบบงานที่ได้ในแต่ละงานจะไม่เหมือนกันซึ่งอาจจะมีแบบฟอร์มหรือผลลัพธ์ที่ได้เมื่อเราวิเคราะห์ระบบงานเสร็จเรียบร้อยแล้ว

ขั้นตอนที่  5  การออกแบบเชิงกายภาพ

       ในขั้นตอนนี้เป็นการทำงานของระบบในส่วนของเทคนิคของโปรแกรมหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่นำมาใช้ในการปรับปรุงระบบอาจจะเป็นระบบเครือข่าย  ฐานข้อมูล  โปรแกรมสำเร็จรูป  เพื่อให้ผู้ใช้งานระบบสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานมากขึ้น และมีความรวดเร็ว  ซึ่งสิ่งที่ได้ในส่วนนี้จะเป็นแค่การออกแบบหลังจากนั้นจะทำการส่งให้โปรแกรมเมอร์ต่อไป

ขั้นตอนที่   6   การพัฒนาและติดตั้งระบบ

          ขั้นตอนนี้จะนำข้อมูลเฉพาะในส่วนที่ต้องการออกแบบของระบบมาทำการเขียนโปรแกรม  เพื่อให้เป็นไปตามคุณลักษณะที่ต้องการของระบบงานใหม่  อาจนำโปรแกรมที่เขียนสำเร็จรูปแล้วมาใช้งานในระบบก็ได้ หรือจัดทำโปรแกรมขึ้นมาเอง แต่อาจจะมีความยุ่งยากไปหน่อย  หลังจากเขียนโปรแกรมแล้วเราก็ควรทำการทดลองว่าโปรแกรมใช้งานได้เหมาะสมกับการทำงานของบริษัทหรือไม่  ซึ่งในขั้นตอนนี้มีกระบวนการทำงานดังนี้

                1. เขียนโปรแกรม

                2. ทดสอบโปรแกรม

                3. ติดตั้งระบบ

                4. จัดทำเอกสาร สรุปผลการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่   7   การซ่อมบำรุงระบบ

       อาจจะเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการปรับปรุงระบบ  เพราะหลังจากได้ระบบใหม่มาแล้ว  เราก็นำเอาระบบที่ได้มานี้ทำการแก้ไขหากระบบที่ได้มาเกิดข้อผิดพลาด

แผนการดำเนินงานของโครงการ

            แผนการดำเนินงานของโครงการที่ต้องการวิเคราะห์ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลง  คือ ระบบการผลิตสินค้า  และส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องมีดังต่อไปนี้

            -  ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ

            -  ประมาณการใช้ทรัพยากรในการผลิต

            -  ประมาณการใช้งบประมาณ

            -  ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน

1. ทีมงานรับผิดชอบโครงการ

         ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง  2 คน จะดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ดังต่อไปนี้

 นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆที่เกี่ยวข้อง

  โปรแกรมเมอร์ ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ

2. ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร

        ปัจจุบันทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN อยู่แล้วมีรายละเอียดต่อไปนี้

        1.เครื่องแม่ข่าย server จำนวน 1 เครื่อง

        2.เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำนวน20 เครื่อง

        3.เครื่องพิมพ์ (Printer) 6เครื่อง

        4. อุปกรณ์ต่อพวง 7 ชุด (ตามความเหมาะสม)

สรุปแล้วงบประมาณที่ใช้พอสรุปในของแต่ละฝ่ายได้ดังนี้

1.ผู้จัดการ

ค่าตอบแทนสำหรับทีมงานพัฒนา

 นักวิเคราะห์และออกแบบระบบโปรแกรมเมอร์  100,000 บาท

2.พนักงาน

 ฝึกอบรมพนักงานและผู้บริหาร 10 คน   2,000 บาท

 วันฝึกอบรมผู้ดูแลระบบ 1,000 บาท

3.จัดชื้ออุปกรณ์คอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์:

 เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้เป็น workstation 70,500 บาท    อื่นๆ 15,000 บาท

4.ค่าใช้จ่ายระหว่างดำเนินงาน

   ค่าบำรุงระบบ 65,000 บาท

  จัดชื่อเก็บข้อมูลสำรอง 2,500 บาท

   รวม 256,000 บาท

ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน

       ระยะเวลาการดำเนินงานของโครงการระบบการขาย จะใช้เวลาประมาณ 30 วัน ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2557 ถึง 1 กุมภาพันธ์ 2557 เป็นระยะเวลาในการดำเนินงานของการพัฒนาระบบการผลิตของบริษัท

ระยะเวลาดำเนินงาน

          จำนวนชั่วโมงจริงในการทำงานในแต่ละวัน หรือส่วนหนึ่งของการประมาณระยะเวลาที่กำหนดไว้ นั่นคือ 8 ชั่วโมงต่อวัน ไม่รวมช่วงพักเที่ยง เฉพาะวันทำการ คือวันจันทร์-ศุกร์ ไม่นับวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์-อาทิตย์

รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร

          จากการที่ได้ศึกษาโครงการส่งเสริมการขายปัญหาที่พบในระบบ ซึ่งอาจจะส่งผลต่อการปฏิบัติงานของบริษัท ลูกค้า และอาจจะส่งผลต่อการผลิต เพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของการปฏิบัติงาน ในด้านการบริการ และทางระบบสารสนเทศ ทางบริษัทจึงต้องจัดทำแผนพัฒนาระบบใหม่ขึ้น เพื่อที่จะนำไปพัฒนา

ขั้นตอนที่ 3 การกำหนดความต้องการของระบบ

เมื่อโครงการพัฒนาระบบการการคลังได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมาดังนั้นจึงเริ่มต้นด้วยความการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิมความต้องการในระบบใหม่ความต้องการในระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้ คือ

1. สามารถเรียกดูข้อมูลได้รวดเร็วขึ้น

2. สามารถแก้ไข ปรับปรุงข้อมูลได้โดยสะดวก

3. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

4. พนักงานทุกฝ่ายสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้

5. มีการใช้งานที่ง่ายไม่สับซ้อน

6. มีการพิมพ์ใบสั่งซื้อสินค้า

ขั้นตอนที่ 4 แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ

         แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ(Process  Modeling) จำลองขั้นตอนการทำ งานของระบบ (System Requirement Structuring)

          หลังจากโครงการพัฒนาระบบการคลัง ได้รับการอนุมัติแล้ว ทีมงานพัฒนาระบบจึงได้วิเคราะห์ความต้องการของระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้จากผู้ใช้ระบบโดยสามารถจำลองได้ด้วยแผนภาพกระแสข้อมูล ดังนี้

หลังจากโครงการพัฒนาระบบการคลัง ได้รับการอนุมัติแล้ว ทีมงานพัฒนาระบบจึงได้วิเคราะห์ความต้องการของระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้จากผู้ใช้ระบบโดยสามารถจำลองได้ด้วยแผนภาพกระแสข้อมูล ดังนี้

อธิบาย Context Diagram ระบบคลังสินค้า

เริ่มแรกการเข้าใช้โปรแกรมโดยที่จะต้องทำการ Login ใช้งานระบบก่อน

Context Diagram นี้จะเป็นการทำงานที่เกี่ยวข้องกับพนักงานและผู้จัดการฝ่ายการคลังโดยที่

พนักงาน พนักงานคลังจะป้อนข้อมูลต่างๆให้กับระบบคลังสินค้า คือ

1.เพิ่มลบแก้ไขข้อมูลเกี่ยวกับรายการสินค้า

 เมื่อพนักงาน ทำการเพิ่มลบแก้ไขข้อมูลเกี่ยวกับรายการสินค้า ระบบคลังสินค้า ก็จะมีการยืนยันบอกกลับมาที่พนักงาน

2.เรียกดูข้อมูลสินค้าในคลัง

พนักงานสามารถเรียกดูข้อมูลสินค้าในคลังได้และ สามารถ ดูรายละเอียดของสินค้าแต่ละชิ้นได้ เช่น ชื่อ ราคา ประเภท และจำนวนที่มี

3.เพิ่มลบแก้ไขข้อมูลสินค้าในคลัง

เมื่อ มีการ เพิ่ม ลบ แก้ไข ข้อมูล เข้าสู่ระบบคลังสินค้า ระบบก็จะมีการยืนยันบอกกลับมาที่พนักงาน

ผู้จัดการฝ่ายคลัง ผู้จัดการฝ่ายการคลัง ผู้จัดการจะไม่ใช่คนที่ เพิ่มข้อมูลแต่จะเป็นผู้ที่เรียกดูข้อมูล ที่ พนักงานได้ทำการเพิ่มลบแก้ไขข้อมูลต่าง คือ

1.เรียกดู ข้อมูลเกี่ยวกับรายการสินค้า

2.เรียกดู ข้อมูลจำนวนสินค้าทั้งหมด

3.เรียกดูข้อมูลการเพิ่มสินค้าย้อนหลัง

Data Flow Diagram Level 0

อธิบาย Dataflow Diagram Level 0

       จาก Context Diagram สามารถแบ่งขั้นตอนการทำงานภายในระบบออกเป็น 4 ระบบ ดังนั้นจึงแยก Process ที่เกี่ยวข้องกับระบบดังรายละเอียดต่อไปนี้

Process 1.0 เป็นระบบการเข้าใช้งานระบบโดยที่จะต้อง Login เข้าใช้งานระบบก่อนจึงเข้าไปใช้งานระบบอื่นๆได้

Process 2.0 ระบบเพิ่มลบแก้ไขข้อมูลเกี่ยวกับรายการสินค้าเป็นระบบจัดการเกี่ยวกับรายการสินค้าทั้งหมดจะมีข้อมูลเฉพาะของสินค้า ประเภทสินค้า ข้อมูลเข้าและออกจากProcess ดังนี้เมื่อพนักงานคลังทำการเพิ่มลบแก้ไขข้อมูลเกี่ยวกับรายการสินค้าโดยที่กรอกข้อมูลเข้าระบบเมื่อมีข้อมูลเข้ามาที่ระบบระบบจะทำการนำข้อมูลที่ได้รับไปบันทึกที่แฟ้มข้อมูลของข้อมูลสินค้าแล้วระบบก็จะทำการส่งการยืนยันการเพิ่มข้อมูลสินค้ากลับมาที่พนักงานและถ้าพนักงานต้องการแก้ไขข้อมูลสินค้าจะต้องเรียกดุข้อมูลที่ต้องการแก้ไขก่อน แล้วจึงทำการแก้ไขได้จากนั้นระบบจะทำการบันทึกการแก้ไขพร้อมกับส่งการยืนยันการแก้ไขข้อมูลกลับมาที่พนักงาน

Process 3.0 ระบบเพิ่มลบแก้ไขข้อมูลสินค้าใน เป็นระบบที่ทำหน้าที่เก็บข้อมูลจำนวนสินค้าในระบบคลังเพื่อเช็คจำนวนสินค้าคงเหลือ ซึ่งระบบจะทำงานโดยเชื่อมกับระบบพนักงานขายเมื่อพนักงานขายได้ขายสินค้าออกไปแล้วระบบขายจะตัดยอดในระบบคลังสินค้าไปด้วย ระบบจะนำข้อมูลไปจัดเก็บเข้าแฟ้มข้อมูลของข้อมูลการคลังแล้วระบบจะทำการส่งรายงานข้อมูลสินค้าทั้งหมดในคลัง

Process 4.0 ระบบสรุปข้อมูลทั้งหมดเป็นระบบที่เหมือนกับการทำรายงานสรุปข้อมูลต่างโดยต้องเรียกดูข้อมูลจากระบบระบบจะดึกข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลมาแสดงและสามารถทำรายงานสรุปข้อมูลต่างๆได้

Data flow Diagram Level 1 of Process 1.0 ระบบ การ Login เข้าใช้งาน

อธิบาย Data flow Diagram Level 1

Process 1.1 เป็นการรับข้อมูลเข้ามาตรวจเช็คกับฐานข้อมูลว่าตรงกันหรือไม่เพื่อเป็นการป้องกันการแอบอ้างการเข้าใช้งานระบบ

Process 1.2 เมื่อเกิดการผิดพลาดระบบจะแจ้งกลับว่าการเข้าระบบผิดพลาดจะไม่สามารถเข้าใช้งานระบบได้

Process 1.3 เมื่อมีการเข้าใช้งานระบบสำเร็จระบบจะทำการแจ้งกลับว่าเข้าระบบสำเร็จแล้วก็จะเริ่มใช้งานระบบต่างๆที่มีได้

 Process 2.1 ได้รับข้อมูลการเพิ่มข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าจากพนักงานจะนำข้อมูลไปบันทึกลงในแฟ้มข้อมูลรายการสินค้าและจะส่งการยืนยันการเพิ่มข้อมูลกลับไปให้พนักงาน

Process 2.2 เมื่อมีการเรียกดูข้อมูลจากพนักงาน Process 1.2 จะทำการเรียกดูข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลรายการสินค้ามาแสดงให้พนักงานและจะส่งต่อให้ Process ถัดไป

Process 2.3 เมื่อมีการเรียกดูข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าผ่าน Process 1.2 แล้วพนักงานสามารถแก้ไขข้อมูลที่แสดงขึ้นมาได้ Process 1.3จะทาการส่งข้อมูลที่ถูกแก้ไขไปบันทึกทับข้อมูลเดิมที่แฟ้มข้อมูลรายการสินค้า

Process 2.4 เมื่อมีการเรียกดูข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าผ่าน Process 1.2 แล้วพนักงานสามารถลบข้อมูลที่แสดงขึ้นมาได้ Process 1.4 จะทำการลบข้อมูลที่ถูกเลือกออกจากแฟ้มข้อมูลรายการสินค้า

Process 3.1 ได้รับข้อมูลการเพิ่มข้อมูลสินค้าในคลังจากพนักงานจะนำข้อมูลไปบันทึกลงในแฟ้มข้อมูลสินค้าในคลังและจะส่งการยืนยันการเพิ่มข้อมูลกลับไปให้พนักงาน

Process 3.2 เมื่อมีการเรียกดูข้อมูลจากพนักงาน Process 1.2 จะทำการเรียกดูข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลสินค้าในคลังมาแสดงให้พนักงานและจะส่งต่อให้ Process ถัดไป

Process 3.3 เมื่อมีการเรียกดูข้อมูลสินค้าในคลังผ่าน Process 1.2 แล้วพนักงานสามารถแก้ไขข้อมูลที่แสดงขึ้นมาได้ Process 1.3จะทำการส่งข้อมูลที่ถูกแก้ไขไปบันทึกทับข้อมูลเดิมที่แฟ้มข้อมูลสินค้าในคลัง

Process 3.4 เมื่อมีการเรียกดูข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าผ่าน Process 1.2 แล้วพนักงานสามารถลบข้อมูลที่แสดงขึ้นมาได้ Process 1.4 จะทำการลบข้อมูลที่ถูกเลือกออกจากแฟ้มข้อมูลสินค้าในคลัง

Process 4.1 จะทำการเรียกข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลทั้งหมดออกมาแสดงเมื่อมีการเรียกดูข้อมูลจากแฟ้ม

Process 4.2 จะทาการพิมพ์รายงานสรุปข้อมูลต่างๆที่ถูกเรียกดูออกมาจากแฟ้มข้อมูลให้กับผู้จักการฝ่ายการคลัง

ออกแบบฐานข้อมูล

ตาราง User stock ใช้จัดเก็บ ข้อมูลผู้ใช้งานระบบ โดยจะ ใช้ในการตรวจสอบของ Process Login

ตาราง Product ใช้จัดเก็บข้อมูลสินค้า

ตาราง Picking ใช้จัดเก็บข้อมูลประเภทสินค้า

ตาราง order

ขั้นตอนที่ 5 การออกแบบ User Interface

  

หน้าต่างเข้าสู่ระบบ 

หน้าเมนูหลักจะมีปุ่มเมนู เลือกการทำงานของโปรแกรม

และสามารถออกจากโปรแกรมได้โดยการกดปุ่มออกจากระบบ

หน้าต่างรายงานสรุปผล

หน้าต่างโปรแกรม ความคุมรายชื่อสินค้าภายในคลัง

หน้าต่างโปรแกรม ความคุมรายชื่อสินค้าภายในคลัง

ขั้นตอนที่ 6 การพัฒนาและติดตั้งระบบระบบ

         ทีมงานได้จัดทำเอกสารคู่มือการใช้งานโปรแกรมของระบบคลังสินค้า เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ระบบสามารถเข้าใจการทำงานของโปรแกรมมากยิ่งขึ้น โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

    โปรแกรมระบบคลังสินค้า เป็นโปรแกรมที่ทำซึ่งประกอบด้วยระบบย่อยทั้งหมด 4 ระบบ ได้แก่

1.ระบบการเพิ่ม ลบ แก้ไข ข้อมูลสินค้า ของบริษัท สามารถเพิ่ม ลบ แก้ไข บันทึกข้อมูลของสินค้าในคลังได้

2.ระบบการเพิ่มข้อมูลการเพิ่มสินค้าในคลัง เพื่อเก็บข้อมูลการนำสินค้าเข้าเก็บในคลังจะทำให้ทราบถึงยอดการมีอยู่ของสินค้าในคลังว่ามีจำนวนเท่าไหร่

3.ระบบการเบิกสินค้า เป็นระบบที่จะออกใบเบิกสินค้าให้กับพนักงาน โดย การเพิ่มข้อมูลลงในระบบ จะทำการพิมพ์ใบเบิกสินค้าให้กับพนักงานและจัดเก็บข้อมูลการเบิกสินค้าลงฐานข้อมูล

4.ระบบสรุปรายงานเป็นระบบที่สามารถเรียกดูข้อมูลทั้งหมด ในระบบ และ สามารถ สั่งพิมพ์รายงานออกมาในรูปแบบรายงาน การติดตั้งระบบ ทีมงานเลือกที่จะติดตั้งระบบแบบ ขนาน คือการใช้ระบบใหม่ และ ระบบเก่า ไป พร้อมๆ กัน เพราะ ทีมงานที่พัฒนาระบบได้เล็งเห็นถึงความสำคัญในการดำเนินงาน เพราะ ถ้าหากวางระบบใหม่ทั้งหมดทีเดียว อาจทำให้การดำเนินงานเกิด การขัดข้องได้ จึงเลือกที่จะติดตั้งระบบแบบ ขนาน

ขั้นที่ 7 การซ่อมบำรุง

           การซ่อมบำรุงนั้นจะขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาระบบว่าระบบนั้นมีปัญหาอะไรบ้างจะอยู่ในความดูแลของผู้พัฒนาระบบมีการดูแลระบบอย่างต่อเนื่องเมื่อระบบมีปัญหาทางผู้พัฒนาระบบจะทำการซ้อมแซมระบบอย่างรวดเร็วหลังเกิดปัญหา