ระบบการขาย

ระบบการขาย

ขั้นตอนที่ 1 ค้นหาระบบที่ต้องการพัฒนา

·      หน้าที่ของแผนกการขาย

         หน้าที่ในการให้บริการจำหน่ายสินค้า โดยแผนกการขายและการตลาดจะเก็บข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า ข้อมูลการส่งของ

·      ปัญหาของแผนกการขาย

         1. เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร เพราะเอกสารแต่ละชนิดจะจัดเก็บอยู่ในแฟ้มเพราะเอกสารต่าง ๆ มีจำนวนมากมาย ซึ่งเอกสารต่าง ๆ มีดังนี้

         1.1 เอกสารข้อมูลลูกค้า

         1.2 เอกสารการสั่งซื้อสินค้า

         1.3 เอกสารการขาย รวมถึงรายละเอียดของตัวสินค้าที่ขาย

         1.4 รายละเอียดการรับประกันของสินค้า

2. เอกสารต่าง ๆ ถูกค้นหาได้ยาก เพราะการจัดเก็บที่ไม่เป็นระเบียบ

3. ข้อมูลเอกสารอาจเกิดความสูญหาย เพราะไม่สามรถตรวจสอบได้ว่าเอกสารอยู่ตรงไหน เนื่องจากการเก็บเอกสารยังไม่เป็นระบบ

4. ข้อมูลเกิดการซ้ำซ้อน เพราะ บางครั้งลูกค้า 1 ท่าน อาจซื้อสินค้า หลายครั้ง และฝ่ายขายมีการเก็บข้อมูลทุกครั้ง เอกสารจึงเกิดความซ้ำซ้อน

·      การเสนอแนวทางเลือกในการนำระบบพัฒนาระบบการขายและการตลาดมาใช้งาน

         แผนกการขายและการตลาด มีหน้าที่ในการให้บริการจำหน่ายสินค้า โดยแผนกการขายและการตลาดจะเก็บข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า ข้อมูลการส่งของ โดยมีแนวทางเลือกในการพัฒนาโครงการ 3 แนวทางคือ

     1.จัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป

     2.จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ

     3.การใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ

การเสนอแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งาน

ทางเลือกที่ 1 :การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged Software)

         แนวทางเลือกที่ 1  จัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป

         การประเมินแนวทางเลือกที่ 1ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

น้ำหนักเท่า	ช่วงคะแนน (เปอร์เซ็นต์)	เกณฑ์ที่ได้
4	100-90	ดีมาก
3	80-70	ดี
2	69-50	พอใช้
1	49-30	ปรับปรุง

ตารางการประเมินแนวทางเลือกที่1

         สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

       สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกซื้อ Software  A มาใช้งาน เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

ทางเลือกที่ 2 : ว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ

         แนวทางเลือกที่ 2  จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ มีรายละเอียดดังตาราง

         การประเมินแนวทางเลือกที่ 2 ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

น้ำหนักเท่า	ช่วงคะแนน (เปอร์เซ็นต์)	เกณฑ์ที่ได้
4	100-90	ดีมาก
3	80-70	ดี
2	69-50	พอใช้
1	49-30	ปรับปรุง

ตารางการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

         สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

       สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกซื้อ Software  A มาใช้งาน เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

ทางเลือกที่ 3 การใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ

การประเมินแนวทางเลือกที่ 3ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ

การประเมินแนวทางเลือกที่ 3 ไม่มี ในที่นี่ไม่มีข้อเปรียบเทียบ

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 3

         ทางทีมงานพิจารณาแล้วว่า มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำ โดยใช้ระยะเวลาดำ เนินการจำนวนทั้งสิ้น 6 เดือน และมีค่าใช้จ่ายในการดำ เนินงานจำนวนเงินทั้งสิ้น 230,000 บาท (ค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าล่วงเวลา ค่าเบ็ดเตล็ด และค่าสำรองฉุกเฉิน เป็นต้น)

เปรียบเทียบแนวทางเลือกทั้งสาม

        ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทาง จะนำ เสนอเข้าสู่การพิจารณาของคณะผู้บริหารเพื่อพิจารณา เลือกแนวทางตามที่ได้นำ เสนอจากทีมงานพัฒนา พร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสาม โดยมีรายละเอียดดังนี้

ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด

หลังจากหัวหน้าทีมงานได้เสนอแนวทางเลือก โดยจัดทำข้อมูลเปรียบเทียบและข้อเสนอแนะแก่ทีมผู้บริหาร โดยใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) ดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร

             ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและความคุ้มค่าในการลงทุนแล้ว ยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดีของพนักงานภายในบริษัท พร้อมทั้งได้กำหนดมาตรการและมอบหมายแก่ผู้บังคับบัญชาโดยตรง คอยควบคุมดูแลทีมงานพัฒนาให้ดำเนินการเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้

ขั้นตอนที่ 2 การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

เป้าหมาย

                นำระบบสาระสนเทศเพื่อการพัฒนาระบบบัญชี การทำรายรับ-จ่ายและการสั่งซื้อ สินค้าของบริษัทเพื่อลดภาระของฝ่ายบัญชี

วัตถุประสงค์

                โครงการการพัฒนาระบบบัญชี การทำรายรับ-จ่ายและการสั่งซื้อสินค้าของบริษัท มี วัตถุประสงค์ของการดำเนินงานเพื่อวิเคราะห์  ออกแบบ และพัฒนาให้เป็นระบบงานบัญชีที่ สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้  ได้อย่างมีประสิทธิ์ภาพขอบเขตของระบบ

                โครงการพัฒนาระบบการการพัฒนาระบบบัญชี การทำรายรับ-จ่ายและการสั่งซื้อ สินค้าของบริษัทได้มีการจัดทำขึ้นโดยการว่าจ้างบริษัท Bมารับผิดชอบโครงการ พร้อมกันนี้ได้ กำหนดขอบเขตของระบบนี้มีรายละเอียดดังต่อไปนี้

1. ระบบจะต้องสามารถทำเกี่ยวกับรายรับ และ รายจ่ายและการสั่งซื้อสินค้า

2. ระบบจะต้องรองรับการทำงานแบบ  Multi-User  ได้

3. ระบบจะต้องใช้งานง่ายและสะดวก

4. ระบบจะต้องเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุดต่อการทำงาน

5. ระบบจะต้องมีความถูกต้องและแม่นยำมากที่สุด

ปัญหาที่พบจากระบบเดิม

1. การเก็บรวบรวมข้อมูลของลูกค้าและการค้นหาข้อมูลของลูกค้าเกิดความซ้ำซ้อน

2. การจัดเก็บข้อมูลของสินค้าไม่เป็นระบบ

3. ข้อมูลที่ได้ไม่มีความชัดเจนและแน่นอน

4. เนื่องจากเป็นระบบที่มีการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลอยู่ตลอดเวลาทำให้ข้อมูลเกิดความเสียหายและสูญหายได้

5. ยากต่อการหาข้อมูล

6. การทำงานของพนักงานแต่ละฝ่ายไม่มีความแน่นอน

ความต้องการในระบบใหม่

1. ความต้องการในระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้  คือ

2. ความรวดเร็วของระบบใหม่ในการทำงาน

3. สามารถเก็บข้อมูลเกี่ยวกับรายรับรายจ่าย การสั่งซื้อสินค้า  และตรวจสอบข้อมูลดั่งกล่าวได้

4. สามารถเพิ่ม แก้ไข  เปลี่ยนแปลงข้อมูลได้

5. สามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว

6. การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานทุกฝ่ายเช่น ฝ่ายจัดซื้อ

ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบใหม่

1. บริษัทสามารถตรวจสอบแก้ไข รายรับรายจ่าย การสั่งซื้อสินค้า

2. บริษัทสามารถทราบยอดรายรับ-จ่ายของบริษัท

3. บริษัทมีผลการดำเนินการที่ดีขึ้น

4. ขั้นตอนการทำงานของระบบบัญชีในบริษัทที่มีความรวดเร็ว

5. ค่าสั่งจอง-การซื้อ ชัดเจนและรวดเร็วในการทำงาน

6. สามารถจัดเก็บยอดรายรับ-จ่ายของบริษัทได้รวดเร็วและถูกต้อง และมีเอกสารใบเสร็จยืนยันให้ลูกค้า

7. การทำงานของพนักงานเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ

8. ลดระยะเวลาในการทำงาน

แนวทางในการพัฒนา

            การพัฒนาระบบ เป็นการพัฒนาระบบในส่วนของการผลิตและในส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องเช่น ผลิตสินค้า การตรวจสอบการผลิตสินค้า ซึ่งบางครั้งการทำงานขั้นตอนต่าง ๆ อาจจะมีเอกสารหรือข้อมูลที่ซับซ้อนหลายขั้นตอน  ดังนั้นจึงได้มีการวิเคราะห์ระบบใหม่เพื่อความสะดวกและมีประสิทธิภาพในการทำงาน   เมื่อพิจารณาถึงขั้นตอนการดำเนินงานให้เหมาะสมกับบริษัทแล้วสามารถแบ่งได้ทั้งหมด  7 ขั้นตอน                 

1. การค้นหาและเลือกสรรโครงการ

2. การเริ่มต้นและการวางแผนโครงการ

3. การวิเคราะห์ระบบ

4. การออกแบบเชิงตรรกะ

5. การออกแบบเชิงกายภาพ

6. การพัฒนาและติดตั้งระบบ

7. การซ่อมบำรุงระบบ

ขั้นตอนที่ 1 การค้นหาและเลือกสรรโครงการ

เป็นขั้นตอนในการค้นหาโครงการเพื่อพัฒนาระบบให้เหมาะสมกับระบบเดิมหรือให้เหมาะสมกับองค์กรที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือต้องการระบบเพื่อนำมาใช้ในการบริหารงานในส่วนที่เกิดความบกพร่องของบริษัท เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุดในการทางานขององค์กร ดังนั้นจึงได้ยกตัวอย่างบริษัทที่ต้องการพัฒนาระบบคือบริษัท น้ำอัดลม เสย จำกัด ข้อมูลดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้น ในส่วนของระบบที่ต้องการแก้ไขคือ

-จัดเก็บข้อมูลรายรับ - ซื้อขาย สินค้า

-การตรวจสอบการสั่งจองสินค้า

ขั้นตอนที่ 2 การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

                เป็นขั้นตอนในการเริ่มต้นทำโครงการด้วยการเริ่มต้นจัดตั้งทีมงาน ซึ่งเราจะต้องกำหนดหน้าที่ให้กับทีมงานแต่ละคนอย่างชัดเจนเพื่อร่วมกันสร้างแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งานและนอกจากขั้นตอนดังกล่าวแล้วยังมีขั้นตอนอื่นอีกมากที่เกี่ยวข้องซึ่งเราสามารถสรุปกิจกรรมในขั้นตอนนี้ได้ดังนี้

                -เริ่มต้นทำโครงการ ก่อนเริ่มทำโครงการเราควรศึกษาระบบเดิมในการทำงานก่อน

                -กำหนดวัตถุประสงค์หรือทางเลือกในการนำระบบมาใช้

                -วางแผนการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่ 3 การวิเคราะห์

                1. ศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบ ดูว่าการทำงานของระบบการขาย มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้อย่างไรและเหตุใดจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงระบบ และระบบที่เปลี่ยนแปลงนี้จะเปลี่ยนในส่วนของระบบการสั่งซื้อสินค้า

                2. การรวบรวมความต้องการในระบบใหม่จากผู้ใช้ระบบ ศึกษาหรือสอบถามข้อมูลของระบบเดิมจากพนักงานหรือผู้ใช้ระบบ

                3. จำลองแบบความต้องการที่รวบรวมได้ เมื่อเรารวบรวมข้อมูลมาได้แล้ว ก็สามารถออกแบบจำลองดังกล่าวได้ ด้วยวิธีการใดก็ได้ที่นักวิเคราะห์ระบบนำมาใช้ในการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่ 4 การออกแบบเชิงตรรกะ

                เป็นขั้นตอนในการออกแบบขั้นตอนการทำงานของระบบในแต่ละส่วนงานหรือแต่ละแผนกของงาน ซึ่งในการออกแบบระบบ ระบบงานที่ได้ในแต่ละส่วนจะไม่เหมือนกัน ซึ่งอาจจะมีแบบฟอร์มหรือผลลัพธ์ที่ได้เมื่อเราวิเคราะห์ขบวนเสร็จเรียบร้อยแล้ว

ขั้นตอนที่ 5 การออกแบบเชิงกายภาพ

                ในขั้นตอนนี้เป็นการทำงานของระบบในส่วนของเทคนิคของโปรแกรมหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่นำมาใช้ในการปรับปรุงระบบอาจจะเป็นระบบรายรับ การซื้อขายสินค้า ฐานข้อมูล เพื่อให้ผู้ใช้งานระบบสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานมากขึ้น ซึ่งสิ่งที่ได้ในส่วนนี้จะเป็นแค่การออกแบบหลังจากนั้นจะทำการส่งให้โปรแกรมเมอร์ต่อไป

ขั้นตอนที่ 6 การพัฒนาและติดตั้งระบบ

                ขั้นตอนนี้จะนำข้อมูลเฉพาะในส่วนที่ต้องการออกแบบของระบบมาทำการเขียนโปรแกรม เพื่อให้เป็นไปตามคุณลักษณะที่ต้องการของระบบงาน อาจนำโปรแกรมที่เขียนสำเร็จรูปแล้วมาใช้งานในระบบก็ได้ หลังจากเขียนโปรแกรมแล้วเราก็ควรทำการทดลองว่าโปรแกรมใช้งานได้เหมาะสมกับการทางานของบริษัทหรือไม่ ซึ่งในขั้นตอนนี้มีกระบวนการทำงานดังนี้

                · เขียนโปรแกรม

                · ทดสอบโปรแกรม

                · ติดตั้งระบบ

                · จัดทำเอกสาร สรุปผลการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่ 7 การซ่อมบำรุงระบบ

                อาจจะเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการปรับปรุงระบบ เพราะหลังจากได้ระบบใหม่มาแล้ว เราก็นำเอาระบบที่ได้มานี้ทำการแก้ไขหากระบบที่ได้มาเกิดข้อผิดพลาด

 แผนการดำเนินงานของโครงการ

                แผนการดำเนินงานของโครงการที่ต้องการวิเคราะห์ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลง คือ รายรับ ระบบการขายสินค้า และส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องมีดังต่อไปนี้

                - ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ

                - ประมาณการใช้ทรัพยากร

                - ประมาณการใช้งบประมาณ

                - ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน

ทีมงานรับผิดชอบโครงการ

                ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง 3 คนจะดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ดังต่อไปนี้

                - นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่น ๆที่เกี่ยวข้อง

                - โปรแกรมเมอร์ ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ

ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร

                1.เครื่องแม่ข่าย server  จำนวน 1 เครื่อง

                2.เครื่องลูกข่าย (Workstation)  จำนวน5 เครื่อง

                3.เครื่องพิมพ์ (Printer)  4 เครื่อง

                4. อุปกรณ์ต่อพวง 8 ชุด (ตามความเหมาะสม)

ประมาณการใช้งบประมาณ

                1. ค่าตอบแทนสำหรับทีมพัฒนาระบบ  120,000   บาท

                2. ค่าอุปกรณ์ต่าง ๆในการดำเนินงาน      75,000   บาท

                3. ค่าบำรุงรักษาระบบ                           35,000   บาท

                รวม                                                   230,000   บาท

ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน

                ระยะเวลาดำเนินการจัดทำระบบรายรับ-รายจ่าย ประมาณการว่าจะต้องใช้ระยะเวลา 6 เดือน นับตั้งแต่ เดือน มกราคม – มิถุนายน 2560 ซึ่งระยะเวลาที่ประมาณการนี้รวมเพื่อเวลาที่ต้องสูญเสียไป กรณีมีเหตุไม่คาดคิด

ขั้นตอนที่ 3 การกำหนดความต้องการของระบบ

                เมื่อโครงการพัฒนา ระบบรายรับการซื้อสินค้า ได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมา ดังนั้น จึงเริ่มต้นด้วยความการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้ ทีมงานเลือกใช้วิธีการสังเกตการณ์โดยสังเกตการณ์แบบไม่รู้ตัว

ออกสังเกตการณ์

                บุคคลผู้ที่ถูกสังเกตการณ์ คือบุคคลที่ทำหน้าที่เดินส่งเอกสารต่างในบริษัท โดยแต่ละแผนกอยู่ไกลกัน ข้อมูลและเอกสารของระบบงานเดิมที่รวบรวมได้ จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบ ด้วยวิธีการสังเกตการณ์ สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้

ความต้องการในระบบใหม่

                -ความรวดเร็วของระบบใหม่ในการทางาน

                -สามารถเก็บข้อมูลเกี่ยวกับรายรับ การซื้อขายสินค้า และตรวจสอบข้อมูลดั่งกล่าวได้

                -สามารถเพิ่ม แก้ไข เปลี่ยนแปลงข้อมูลได้

                -สามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว

                -การเพิ่มประสิทธิภาพในการทางานของพนักงานทุกฝ่ายเช่น ฝ่ายคลังสินค้า

ขั้นตอนที่ 4 แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ

    แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ  ระบบพัฒนาระบบงานบัญชี บริษัท Sweet Dream จำกัด หลังจากโครงการพัฒนาระบบการขาย ได้รับการอนุมัติแล้ว ทีมงานพัฒนาระบบจึงได้วิเคราะห์ความต้องการของระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้จากผู้ใช้ระบบโดยสามารถจำลองได้ด้วยแผนภาพกระแสข้อมูล ดังนี้

อธิบาย Context Diagram

•        ลูกค้า

          ลูกค้าจะส่งรายการสินค้าที่ซื้อไปยังระบบ และระบบจะทำการส่งใบเสร็จไปให้ลูกค้า

•        ตัวแทนขาย

         ตัวแทนชายจะส่งในเสร็จของไปยังระบบจะทำการส่งข้อมูลใบสั่งซื้อสินค้าไปให้ตัวแทนขาย

•        พนังงาน

         พนักงาน จะส่งข้อมูลพนักงานไปยังระบบ และระบบจะทำการส่งรายงานข้อมูลพนักงานไปให้พนักงานพนักงานจะส่งข้อมูลลูกค้า ไปยังระบบและระบบจะทำการส่งรายงานลูกค้าไปให้ พนักงาน พนักงานจะส่งข้อมูลสินค้าไปยังระบบและระบบจะทำการส่งรายงานข้อมูลสินค้าคงเหลือไปให้พนักงา   

•        ผู้จัดการ

        ผู้จัดการส่งยอดขายสินค้าไปยังระบบและระบบจะทำการส่งรายงานข้อมูลที่สั่งซื้อสินค้าและรายงานยอดขายสินค้าไปให้ผู้จัดการ

DFD Level 0

อธิบาย Level 0

      1.   ระบบข้อมูล

      2.   ระบบขายสินค้า

      3.   ระบบจัดทำรายงาน

      4.   ระบบสั่งซื้อสินค้า

1. ระบบข้อมูลพนักงาน

          พนักงาน ส่งข้อมูลสินค้า ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลพนักงานไปยังระบบ ระบบก็จะทำการส่งข้อมูลลูกค้าไปยังแฟ้มลูกค้าและแฟ้มลูกค้าจะทำการเก็บ ข้อมูลลูกค้าไว้ในระบบข้อมูล ระบบข้อมูลจะส่งข้อมูลพนักงานไปยังแฟ้มพนักงานและแฟ้มพนักงานจะทำการเก็บ ข้อมูลพนักงานไว้ในระบบ ระบบข้อมูลจะทำการส่งข้อมูลประเภทไปยังแฟ้มประเภท และแฟ้มประเภทจะทำการเก็บข้อมูลประเภทไว้ในระบบ ระบบข้อมูลจะทำการส่งข้อมูลสินค้าไปยังแฟ้มสินค้าและแฟ้มสินค้าจะ ทำการเก็บ ข้อมูลสินค้าไว้ในระบบ

2.ระบบขายสินค้า

         แฟ้มลูกค้าทำการส่งข้อมูลลูกค้าไปยังระบบ แฟ้มพนักงานส่งข้อมูลพนักงานไปยังระบบ แฟ้ม ประเภทส่งข้อมูลประเภทไปยังระบบ แฟ้มสินค้าทำการส่งข้อมูลลูกค้าไปยังระบบ ระบบจะทำการ เก็บข้อมูลสินค้าไว้ในแฟ้มสินค้า 

         ลูกค้าส่งรายการสินค้าที่ซื้อไปยังระบบ ระบบจะทำการจัดเก็บข้อมูลรายละเอียดการขายไปยังแฟ้มรายละเอียดการขาย ระบบจะทำการจัดเก็บข้อมูลการขายสินค้าไปยังแฟ้มใบเสร็จรับเงิน

3.ระบบจัดทำรายงาน

          แฟ้มลูกค้าจะส่งข้อมูลลูกค้าไปยังระบบ แฟ้มพนักงานจะส่งข้อมูลพนักงานไปยังระบบ แฟ้มประเภทจะส่งข้อมูลประเภทไปยังระบบ แฟ้มสินค้าจะส่งข้อมูลสินค้าไปยังระบบ แฟ้มใบเสร็จรับเงินจะส่งข้อมูลการขายสินค้าไปยังระบบ แฟ้มรายละเอียดการขายจะส่งข้อมูลรายละเอียดการขายไปยังระบบ ระบบจะทำการส่งใบเสร็จรับเงินไปยังลูกค้าและลูกค้าจะทำการส่งใบเสร็จรับเงิน ไปยังระบบ ระบบจะส่งรายงานข้อมูลสั่งซื้อและรายงานยอดขายสินค้าไปยังผู้บริการและผู้ บริหารก็จะทำการส่งยอดขายสินค้าไปยังระบบ ระบบจะทำการส่งรายงานข้อมูลพนักงาน รายงานสินค้าคงเหลือและรายงานข้อมูลลูกค้าไปยังพนักงาน

4.ระบบสั่งซื้อสินค้า

         แฟ้ม พนักงานจะส่งข้อมูลพนักงานไปยังระบบ แฟ้มตัวแทนขายจะส่งข้อมูลผู้จำหน่ายไปยังระบบ ตัวแทนขายจะส่งใบสั่งของไปยังระบบและระบบจะทำการส่งข้อมูลใบสั่งซื้อสินค้า ไปให้ตัวแทนขาย ระบบจะส่งข้อมูลไปยังแฟ้มสินค้าส่งข้อมูลสั่งซื้อไปยังแฟ้มสั่งซื้อสินค้า ส่งรายละเอียดการสั่งซื้อไปยังแฟ้มร้ายละเอียดการสั่งซื้อสินค้า แฟ้มสั่งซื้อสินค้าจะส่งข้อมูลการสั่งซื้อไปยังระบบจัดทำรายงาน แฟ้มรายละเอียดการสั่งซื้อสินค้าจะส่งรายละเอียดการสั่งซื้อไปยังระบบจัดทำ รายงาน

DFD  LEVEL    1  Of  Process  1

อธิบาย DFD  LEVEL    1  Of  Process  1    

   1. ตรวจสอบความถูกต้อง

   2. แสดงข้อมูล

   3. บันทึกข้อมูลที่ผ่านการตรวจสอบ

    เป็นขั้นตอนตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลโดยจะทำการดึงข้อมูลลูกค้าจากแฟ้มข้อมูลลูกค้า ดึงข้อมูลพนักงานจากแฟ้มพนักงาน ดึงข้อมูลสินค้าจากแฟ้มสินค้า เพื่อนำมาประมวลผลความถูกต้องมาขั้นตอนแสดงข้อมูลหลังจากนั้นบันทึกข้อมูลที่ผ่านการตรวจสอบและส่งข้อมูลที่ผ่านการตรวจสอบไปยังพนักงาน

DFD  LEVEL    1  Of  Process  2

อธิบาย DFD  LEVEL    1  Of  Process  2

      1.   ตรวจสอบรายการสินค้าที่ต้องการซื้อ

      2.   แสดงรายละเอียดสินค้า

      ขั้นตอนแรกเป็นขั้นตอนการตรวจสอบรายการสินค้าที่ต้องการซื้อโดยที่จะทำการดึงข้อมูล สินค้ามาจากแฟ้มสินค้าและราคาส่งสินค้าที่ต้องการซื้อมาตรวจสอบ เมื่อตรวจสอบรายการสินค้าที่ต้องการซื้อก็จะมาแสดงรายละเอียดสินค้าในขั้น ตอนที่สองคือขั้นตอนแสดงรายละเอียดสินค้าหลังจากนั้นจะทำการส่งรายการสินค้า ที่ต้องการซื้อจากขั้นตอนที่สองไปยังลูกค้า

DFD  LEVEL    1  Of  Process  3

อธิบาย DFD  LEVEL    1  Of  Process  3

         1.   ตรวจสอบข้อมูล

         2.   พิมพ์

จะมีขั้นตอนทั้งหมด 2 ขั้นตอน

          ขั้นตอนที่ 1 ตรวจสอบข้อมูลโดยทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มสินค้า ดึงข้อมูลลูกค้าจากแฟ้มลูกค้า ดึงข้อมูลการสั่งซื้อจากแฟ้มข้อมูลการสั่งซื้อสินค้าและผู้จัดการส่งยอดขาย สินค้าไปตรวจสอบข้อมูลเมื่อตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดแล้วก็จะทำการพิมพ์ข้อมูลใน

         ขั้นตอนที่2 คือขั้นตอนพิมพ์ ขั้นตอนพิมพ์ก็จะดึงข้อมูลสินค้าจากแฟ้มสินค้า ดึงข้อมูลลูกค้าจากแฟ้มลูกค้า ดึงข้อมูลการสั่งซื้อจากแฟ้มข้อมูล การสั่งซื้อสินค้าและทำการรายงานยอดขายสินค้าที่จะต้องการไปยังผู้จัดการ

DFD  LEVEL    1  Of  Process  4

อธิบาย DFD  LEVEL    1  Of  Process  4

   1. ตรวจสอบข้อมูล

   2. เลือกรายการสินค้า

   3. รายละเอียดสินค้า

   4. ยืนยันการสั่งซื้อ

   5. บันทึก

   6. พิมพ์

จะมีขั้นตอนทั้งหมด 6 ขั้นตอน

         ขั้นตอนที่  1 ตรวจสอบรหัสใบสั่งซื้อสินค้าโดยจะทำการดึงข้อมูลตัวแทนขายจากแฟ้มตัวแทนขายดึงข้อมูลสินค้าจากแฟ้มสินค้า ตัวแทนขายจะส่งเลขที่ใบสั่งซื้อรหัสพนักงาน มาตรวจสอบ เมื่อทำการตรวจสอบเรียบร้อยแล้ว ก็จะนำมาตรวจสอบเงื่อนไขการชำระเงินใน

         ขั้นตอนที่ 2 เมื่อตรวจสอบเงื่อนไขการชำระเงินแล้วก็จะนำมาแสดงรายละเอียดใน

         ขั้นตอนที่ 3  โดยขั้นตอนนี้จะทำการดึงข้อมูลรายละเอียดการสั่งซื้อจากแฟ้มรายละเอียดการสั่งซื้อสินค้า และส่งรายละเอียดการชำระเงินไปยังตัวแทนขาย เมื่อเสร็จแล้วจะทำการยืนยันการสั่งซื้อ

         ขั้นตอนที่ 4 โดยขั้นตอนนี้จะทำการดึงข้อมูลสั่งซื้อสินค้า จากแฟ้มสั่งซื้อสินค้า และตัวแทนขายจะทำการยืนยันการสั่งซื้อ หลังจากนั้นจะมาทำการบันทึกใน

         ขั้นตอนที่ 5 โดยขั้นตอนนี้จะทำการบันทึกข้อมูลทั้งหมดไว้ที่แฟ้มรายละเอียดการสั่งซื้อสินค้าจากนั้นจะทำการพิมพ์ใน

         ขั้นตอนที่ 6 ขั้นตอนนี้จะทำการพิมพ์ในเสร็จ ใบส่งของไปยังตัวแทนขาย

ออกแบบฐานข้อมูล

ฐานข้อมูลตาราง user เก็บข้อมูลของรายชื่อลูกค้า

ฐานข้อมูลตาราง Acc_order เก็บข้อมูลรายชื่อสินค้าพร้อมรายละเอียดของสินค้า

ฐานข้อมูลตาราง Account _1 เก็บข้อมูลซื้อขายสินค้าพร้อมรายละเอียด

ขั้นตอนที่ 5 ออกแบบหน้า User Interface

หน้าต่าง LOGIN การเข้าสู่ระบบการขาย

หน้าต่างหน้าหลักแสดงส่วนต่าง ๆของระบบการขาย

หน้าต่างรายชื่อลูกค้า สามารถเพิ่มข้อมูลและค้นหากข้อมูลสินค้าที่ต้องการได้

หน้าต่างรายชื่อสินค้า สามารถเพิ่มข้อมูลและค้นหากข้อมูลสินค้าที่ต้องการได้

หน้าข้อมูลการซื้อขาย สามารถกรอกข้อมูลการซื้อ-ขาย

ขั้นตอนที่ 6 การพัฒนาและติดตั้งระบบ

ทีมงานได้จัดทำ เอกสารคู่มือการใช้งานโปรแกรมของระบบจัดซื้อ เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ระบบสามารถเข้าใจการทำ งานของโปรแกรมมากยิ่งขึ้น โปรแกรมระบบขายเป็นโปรแกรมที่ทำซึ่งประกอบด้วยระบบย่อยทั้งหมด 3 ส่วนได้แก่

1. รายชื่อลูกค้า มีหน้าที่ในการในการตรวจสอบชื่อลูกค้า พร้อมทั้งเพิ่มข้อมูล ลบข้อมูล และพิมพ์รายงาน

2. รายชื่อสินค้า มีหน้าที่ในการแจ้งยอดขายสินค้า นำเสนอสินค้า บอกรายละเอียดของสินค้าต่าง ๆ

3. รายการขายสินค้า เป็นระบบที่ออกใบเสร็จรับเงิน ใบรายการสินค้า เป็นต้นเป็นระบบทีจัดการข้อมูลสินค้า สามารถตรวจสอบการซื้อสินค้า สามารถสั่งซื้อสินค้าได้ง่ายมากขึ้น และเก็บรวบรวมข้อมูลในเรื่อง

ขั้นตอนที่ 7 ซ่อมบำรุง

        การซ่อมบำรุงนั้นจะขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาระบบว่าระบบนั้นมี ปัญหาอะไรบ้างจะอยู่ในความดูแลของผู้พัฒนาระบบมีการดูแลระบบอย่างต่อเนื่อง เมื่อระบบมีปัญหาทางผู้พัฒนาระบบจะทำการซ่อมแซมระบบอย่างรวดเร็ว